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伍方會議-一站式會議服務(wù)、活動策劃執(zhí)行、杭州年會策劃公司 400-0571-361

研討會流程模板推薦

發(fā)布時間:2022-04-25   內(nèi)容來源:杭州年會策劃公司 http://www.24c4.com

一場研討會的流程一般包括研討會活動目的和會議主題確定、選擇會議服務(wù)公司、預(yù)訂酒店、會前籌劃、大會領(lǐng)導(dǎo)工作組成立和分工、會議緊急事故處置預(yù)案制定及活動彩排、會中日常安排、活動執(zhí)行和全媒體宣發(fā)等。今天杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方通過一個學(xué)術(shù)研討會流程模板和大家一起探討一下研討會議程安排。

研討會,一般是指專門針對某一行業(yè)領(lǐng)域或某一具體討論主題在集中場地進(jìn)行研究、討論交流的會議。它對于制定政策、發(fā)展戰(zhàn)略、方法措施都有巨大作用。研討會按照會議目的、會議對象可以分為不同的類型,一般有專題研討會、學(xué)術(shù)研討會、主題研討會、交流研討會、公司研討會、劇本研討會、教育研討會、線上研討會、網(wǎng)絡(luò)研討會等等。那么,一場研討會具體流程包括哪些?今天杭州數(shù)字會議服務(wù)公司伍方通過一個學(xué)術(shù)研討會流程模板和大家一起探討一下研討會議程安排。

818縣域農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展與數(shù)字鄉(xiāng)村研討會
▲818縣域農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展與數(shù)字鄉(xiāng)村研討會活動現(xiàn)場

學(xué)術(shù)研討會流程范例

一、學(xué)術(shù)研討會原則和目的

本屆學(xué)術(shù)研討會是XXX主辦,XXX承辦,本著“繁榮學(xué)術(shù)、凝聚力量、引領(lǐng)學(xué)科”的辦會宗旨,為努力實(shí)現(xiàn)中藥材半夏合理開發(fā)利用和社會經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略服務(wù)。利用學(xué)術(shù)研討會活動交流各地半夏中藥產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,增強(qiáng)公司與地方、公司與公司、公司與客戶之間的聯(lián)系。研討會主題是“加強(qiáng)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合,促進(jìn)中藥資源產(chǎn)業(yè)化發(fā)展”。

二、會議舉辦前

1、參會嘉賓會議期間的酒店預(yù)定(XXX酒店)。

2、XXXX年X月X日全天設(shè)立個接待站。

酒店:工作人員(2人)  時間(10∶00-21:30)。

機(jī)場(3輛大型客車):工作人員(2人) 時間(12∶00-22∶00)。

3、在會議酒店設(shè)立會議報到處/簽到處,在序廳布置會議信息展示區(qū)、媒體采訪區(qū)等。

4、學(xué)術(shù)研討會會議室的選定(含舞美布置、會議室內(nèi)燈光、音響、座位的布置、會議用品的準(zhǔn)備等)。

設(shè)置主會場一個,分會場兩個。

5、研討會邀請嘉賓名單的擬定(包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、制藥單位及媒體記者等)。

6、會議期間茶歇及嘉賓用餐安排。

(1)主會場及分會場開會期間,擺放茶歇(上午、下午)。

(2)X月X日,早、中、晚,在酒店樓大廳(自助餐)。

(3)X月X日晚,XX單位設(shè)晚宴(地點(diǎn):待定)。

(4)X月X日,參觀基地(中、晚)賓館。

7、會議期間車輛的安排(5輛大型客車接送)。

8、在會議舉辦前,定制會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。

9、準(zhǔn)備會議期間資料(含參會代表通訊錄,會議中所需資料等)。

10、其它相關(guān)準(zhǔn)備(如會議期間的噴繪、舞臺背景、大屏背景、會場拱門、場外道旗等物料)。

11、會后參觀考查的路線及時間。

研討會會后參觀數(shù)字農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)園
▲研討會會后參觀數(shù)字農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)園環(huán)節(jié)

三、會議舉辦中

(一)XX中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會

1、XX中藥材半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展學(xué)術(shù)研討會議程安排

(1)研討活動日程

XX月XX日全天,酒店報到。

XX月XX日上午,開幕式,大會特邀報告。

XX月XX日下午,大會特邀報告。

XX月XX日,學(xué)術(shù)交流。

XX月XX日下午16:00,閉幕式。

XX月XX日,會后考察。

(2)宣傳報道

本次學(xué)術(shù)研討活動主要通過權(quán)威新聞門戶、本地電視臺、大會官網(wǎng)、媒體號等進(jìn)行宣傳報道,最大限度的通過各種有效形式進(jìn)行全媒體活動宣發(fā)。

2、參會人員

約200人參加本次學(xué)術(shù)研討會活動。

(二)會議期間注意事項(xiàng)

1、根據(jù)前來的參會代表的實(shí)際狀況,機(jī)場、車站專人、專車分批分時段按預(yù)計計劃接站。

2、會議酒店現(xiàn)場安排專人分發(fā)會議資料和來客接待。

3、會場的會務(wù)服務(wù)。

4、在會議報到處協(xié)助酒店人員確認(rèn)和分發(fā)房間,整理記錄有關(guān)信息。分發(fā)會議禮品及領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專家房間派送水果等會務(wù)工作。

5、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

6、提前確認(rèn)會議代表的娛樂項(xiàng)日、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

7、確認(rèn)旅游公司為該會議帶給的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、導(dǎo)游等安排)。

8、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

9、確認(rèn)特殊客人(領(lǐng)導(dǎo)、政府官員及重要客商等)的安排及接待工作。

10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

四、會議舉辦后

1、為考察嘉賓提供考察隊(duì)引導(dǎo)跟蹤服務(wù)。

2、特邀領(lǐng)導(dǎo)、政府官員等人員一同考察。

3、根據(jù)考察路線安排好考察嘉賓的食宿。

五、會議緊急事故處理

1、緊急醫(yī)療

緊急事件可能在任何時間發(fā)生,但是有些參加會議的人比其他人更容易受傷與生病,比較可能性的病癥是心臟疾病、中風(fēng)和其他有危害生命的病癥,有些與會者因?yàn)楦淖冿嬍?、喝酒、睡眠不足、疲勞、面臨不熟悉環(huán)境、孤獨(dú)、遠(yuǎn)離親人所致,因此要使那些人得到照顧。成立一個緊急醫(yī)療系統(tǒng),與當(dāng)?shù)蒯t(yī)院聯(lián)絡(luò),一旦有緊急病人立即安排救護(hù)車送醫(yī)院急救。并在會議現(xiàn)場安排醫(yī)療人員,在會場再和醫(yī)師聯(lián)絡(luò),確定他(她)愿意短時間內(nèi)來看診,在大會手冊以及其他資料中印上緊急事件聯(lián)絡(luò)電話號碼。

2、火災(zāi)

每一個與會者都要明白在活動中遇到火災(zāi)的逃生技能,濃煙和驚慌往往比火災(zāi)本身造成的死亡還高。飯店有職責(zé)告知客人逃生步驟,明確緊急逃生口位置,但是會議籌辦人扮演著更重要的主角,保護(hù)與會者并帶給這方面足夠的資料。很多主辦單位印制了防火手冊,放在資料袋中一齊給與會者參考。

六、籌備領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

(一)成立大會籌備領(lǐng)導(dǎo)小組

組長:XXX

常務(wù)副組長:XXX、XXX

成員:XXX……

領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審定研討會活動總體方案和具體實(shí)施方案,研究決定活動中的有關(guān)重大問題,討論提出活動所需經(jīng)費(fèi)預(yù)算報總辦會審定。

領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)三個工作小組負(fù)責(zé)承擔(dān)相關(guān)具體工作。

1、后勤組

由XX負(fù)責(zé),成員:XXX……

(1)制定活動總體方案。包括X月X日研討會活動詳細(xì)實(shí)施方案、X月X日-X月X日研討會中、晚宴方案、嘉賓迎送、食宿、研討會禮品方案、活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制。

(2)匯總邀請嘉賓的具體名單,經(jīng)審定后負(fù)責(zé)發(fā)函并跟蹤落實(shí)。

(3)負(fù)責(zé)票務(wù)工作。

(4)車輛保障。

(5)負(fù)責(zé)安全工作。

2、現(xiàn)場組

由XX負(fù)責(zé),成員:XXX。

根據(jù)研討會議程,負(fù)責(zé)X月X日上午開幕式會場布置,含分會場布置、舞美搭建、音響、環(huán)境及衛(wèi)生等等。

3、宣傳、資料組

由負(fù)責(zé),成員:XXX。

(1)制作請柬、回執(zhí)、代表證樣式和參會須知,經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后印制。

(2)負(fù)責(zé)草擬在X月X日上午研討會致辭。

(3)制定系列宣傳報道方案,經(jīng)籌備領(lǐng)導(dǎo)小組審定后組織實(shí)施。

(4)組織宣傳資料,經(jīng)審定后印制。

(5)會議主持人、禮儀小姐、橫幅、鮮花的準(zhǔn)備。

4、學(xué)術(shù)研討籌備組

由負(fù)責(zé),成員:XXX。

負(fù)責(zé)學(xué)術(shù)研討會的會議資料、參與人員、具體時間、地點(diǎn)、資料的準(zhǔn)備等,提出學(xué)術(shù)研討籌劃方案。

七、籌備時間安排

1、后勤組負(fù)責(zé)擬定資料

(1)X月X日前,擬出本次研討會參與人員名單。

(2)X月X日前,擬出研討會資料和食宿、禮品等詳細(xì)方案。

2、宣傳、資料組負(fù)責(zé)提交資料

X月X前,探討會宣傳報道初步方案和代表證樣式。學(xué)術(shù)研討籌備組負(fù)責(zé)提交學(xué)術(shù)研討籌劃方案。X月X日,研討會籌備組討論上述方案。

3、其它大會籌備工作

X月X日前,根據(jù)確定的參會人員名單,各工作組提出完成本組各項(xiàng)工作的經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

X月X日前,會議現(xiàn)場組負(fù)責(zé)提出研討會會場布置初步方案。

X月X日前,組織與會專家來踩點(diǎn)考察,向大會提交XX地區(qū)半夏產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討意見稿。

X月X日前,會議禮品及資料袋準(zhǔn)備到位。

X月X日前,各小組工作基本準(zhǔn)備就緒。

X月X日,籌備組對各工作組的方案、工作準(zhǔn)備狀況再過一遍,對部分工作及時補(bǔ)救。同時,著手布置會議場地、會議資料裝袋、會議彩排。

X月X日,根據(jù)分工,開始迎接來賓的工作,必要時籌備組應(yīng)再次碰頭商討。

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